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Réglement intérieur de l'Epi du Grand-Chêne

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L’Epi du Grand-Chêne, au-delà d’une épicerie participative, est un lieu de rencontre visant à renforcer une vie de village. C’est aussi un lieu de réflexion sur les manières dont nous pouvons localement inventer des solutions face au changement global en cours.

Chaque adhérent est co-responsable du bon fonctionnement de l’association.

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1.    Adhésion et fonctionnement

Afin de bénéficier des tarifs sans marge bénéficiaire de l’Epicerie, chacun doit tout d’abord prendre une adhésion annuelle via le site internet (https://monepi.fr/epidugrandchene). L’adhérent s’engage à verser chaque année le prix de son adhésion à l’association qui servira à couvrir les frais courants (électricité, assurance, Wifi, frais bancaires, frais divers).

La cotisation annuelle est à régler chaque début septembre ; en cas d’arrivée en cours d’année, le montant de la cotisation reste le même ; en cas de départ en cours d’année, elle ne sera pas remboursée. Elle est de 20€ pour une personne seule et famille monoparentale, et de 30€ pour une famille.

 

Pour les achats, L’Epi du Grand-Chêne fonctionne sur le principe d’un compte rechargeable par virement bancaire. Chaque adhérent possède son compte sur lequel est prélevé directement le montant de ses achats.

Après avoir procédé à son adhésion, l’adhérent s’engage :

- à laisser sur son compte une somme minimum de 50€ qui servira de fond de roulement à l’association selon le principe mutualiste, cette somme restant sa propriété,

- indépendamment de cette somme fixe, à recharger son compte par tranches de 50 euros.

 

 

Le paiement de l’adhésion vaut acceptation par l’adhérent et sa famille :

-  du règlement intérieur,

- de ce que les recharges de son compte soient couvertes par les virements bancaires correspondants,

-  de participer à l’activité de l’association en offrant 2 heures par mois pour une famille.

Ces règles sont établies pour le bon fonctionnement de l’Epi. Cependant, dans le respect de l’esprit de l’Epi, elles peuvent être aménagées ponctuellement afin de permettre à tous d’en bénéficier.

 

2.    Utilisation des services de l’association

2.1 Epicerie

La sélection des produits est revue régulièrement par une commission mixte, en fonction des demandes des adhérents et des possibilités des producteurs, et proposée pour validation au Comité de Pilotage

 

Fonctionnement :

  • Produits en stock à l’Epicerie,

  • Produits nécessitant une précommande groupée auprès du producteur (certains produits ne pourront être commandés qu’en fonction d’un certain volume).

  • Je suis prévenu de leur arrivée à l’épicerie.

  • Je passe chercher ma commande à l’épicerie aux heures d’ouverture.

  • En aucun cas, les commandes ne pourront être annulées au dernier moment.

 

Les adhérents devront retirer les produits frais le jour de leur livraison à l’épicerie aux heures d’ouverture. Ces produits seront obligatoirement précommandés sur le site et prépayés. En cas de non-retrait des produits frais en temps voulu, l’association se donne le droit de les distribuer à d’autres adhérents. Elle ne sera en aucun cas tenue pour responsable de leur éventuelle détérioration due au dépassement du délai de retrait

 

2.2 Ateliers

Je peux participer ou initier des ateliers, exemple :

  • Rencontres avec des producteurs et dégustation de nouveaux produits

  • Débats, conférences, projections de films

  • Divers ateliers (zéro déchet, faire son compost, cours de cuisine, répar’vélo, jardinage…)

 

La participation à ces animations n’est pas obligatoire, et à l’inverse, il n’est pas obligatoire d’être adhérent pour y participer.

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3.    Participation au fonctionnement de l’Epi

3.1 Choix du créneau horaire

Je choisis sur le site de l’épicerie mon créneau de participation de 2h chaque mois (pour la famille) suivant le planning proposé.

Ce créneau peut être différent chaque mois. Je suis pleinement responsable de ma participation à l’association. Tout nouvel adhérent devra s’inscrire la première fois en binôme avec un adhérent expérimenté, afin de bénéficier d’une formation sur l’outil informatique.

 

Je peux échanger ponctuellement ma participation à l’amiable avec un autre adhérent que je remplacerais à mon tour ultérieurement.

 

L’absence de créneau réservé au planning, sans régularisation de la part de l’adhérent sur le trimestre, déclenche automatiquement l’impossibilité de commander des produits à l’épicerie.

 

Les tâches de gestion sont assurées par les membres du Comité de Pilotage.

 

3.2 Type de participation

L’adhérent participe, au choix :

  • Gestion de l’épicerie (ouverture, réception et mise en rayon des produits, accueil des adhérents, pointage des achats des adhérents sur la plate-forme informatique, ménage et fermeture de l’épicerie, inventaire mensuel)

  • Collecte des produits chez les producteurs. L’adhérent doit être inscrit au préalable, sur le planning pour le créneau de collecte. La tournée est effectuée avec son véhicule personnel. Il n’y a pas de remboursement de frais d’essence ou de déplacement.

  • Animation des ateliers

  • Prise en charge de la relation avec les personnes souhaitant un accompagnement dans l’utilisation de l’épicerie

  • Soutien ponctuel à un producteur

 

3.3 Participation des membres de la famille - Responsabilité

Le créneau de participation de 2h par mois est familial et peut être assuré par l’un ou l’autre des membres de la famille, selon les mois et l’activité choisie.

 

La participation des enfants mineurs de moins de 18 ans aux diverses activités n’est autorisée que sous l’entière responsabilité de leurs parents.

 

L’adhérent et sa famille doivent être assurés personnellement au titre de la responsabilité civile.

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4.    Gestion de l’association réservée aux membres du Comité de Pilotage

Les tâches à prendre en charge sont les suivantes :

  • Gestion des adhésions

  • Gestion des ventes : création et modification produits (libellé, fournisseur, prix)

  • Gestion des commandes et stocks : suivi des inventaires et commandes de réassort produit pour les fournisseurs en commande manuelle

  • Gestion des tournées de collecte : dispatching des tournées de collecte aux adhérents ayant un créneau « collecte » dans le planning

  • Mise à jour du site web, de la plate-forme informatique et communication

  • Comptabilité des adhérents

  • Comptabilité des fournisseurs, paiement des factures,

  • Comptabilité annuelle, bilan

 

Le site internet de l’association est adossé à une base de données en respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004  et de la Dispense n° 8 - Délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par des organismes à but non lucratif abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006-130 du 9 mai 2006

10 Juin 2010 - Thème(s) : Association

JORF n°0155 du 7 juillet 2010 page texte n° 76

http://www.cnil.fr/documentation/deliberations/deliberation/delib/106/

Loi RGPD du 25 mai 2018

La base est constituée de :

  • Fichier adhérents (paiement des adhésions gérées via la boutique en ligne)

  • Fichiers produits et fournisseurs

  • Statistiques consommation

  • Gestion du planning et des tournées

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5.    Démission ou Exclusion de l’association

Conformément aux statuts, l’exclusion de l’association peut être demandée en cas de motif grave, sur décision du Comité de Pilotage, après que l’adhérent ait été entendu, ou pour non-paiement de la cotisation.

 

Règlement rédigé par le Comité de Pilotage de l’Association Epi du Grand-Chêne

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